Control vs Delegare

În activitatea de zi cu zi observăm că una din cele mai frecvente probleme cu care vin în sesiunile de coaching managerii este lipsa de timp pentru activitățile strategice ale companiei lor sau lipsa de timp pentru familie. Fiind prinși în rezolvarea problemelor curente, ei ajung în situația de a nu se mai putea desprinde de acestea, fiind solicitați în a-și da acordul sau a participa cu soluții în activitățile operaționale ale companiei în detrimentul planificării strategice.

În spatele lipsei de timp se află de multe ori lipsa abilității de delegare a responsabilităților și dorința de a avea sub control tot ceea ce se întâmplă în companie.

Obsedatul de control

Câteva din caracteristicile unei astfel de persoane sunt: 

• Sunt în stare să manipuleze oamenii și situațiile astfel încât să se asigure  că totul merge așa cum a stabilit el/ea, și, chiar dacă intențiile lui sunt bune, elepot produce multă suferință celor din jur;
• La bază astfel de persoane nu au intenția să te rănească prin comportamentul lor, ci doar să se protejeze pe sine de eventualele efecte negative ale neatingerii scopurilor propuse; 
• Stilul de lucru este micromanagementul care are drept scop atingerea obiectivelor pesonale (agenda proprie), care de cele mai multe ori sunt de neîndeplinit fiind stabilite la standarde înalte, perfecționiste; 
• Îți pot repeta la nesfârșit faptul că trebuie ca TU să te schimbi pentru a putea face față situațiilor din viață, iar ei sunt aici pentru a te ajuta; 
• Prezintă frecvent cele mai negre scenarii posibile; 
• Oferă feedback nesolicitat pe care îl consideră constructiv pentru ca tu să îți îmbunătățești un comportament care îi lipsește lui; 
• Folosește strategia „divide et impera” pentru a putea obține controlul majorității celor din jurul său și impunerea propriilor mijloace de a lucra; 
• Pentru că se află în afara controlului propriei vieți ei își concentrează atenția asupra controlului celorlalți; 
• Au deficit în a face față situațiilor spontane apărute, fiind lipsiți de umor în aceste cazuri; 
• Transmit celorlalți faptul că opiniile lor sunt cele adevărate, cele mai potrivite pentru rezolvarea situațiilor și le impun celor din jurul său; 
• Având credința că perfecționismul lor îi va face mai îndrăgiți de cei din jur, înceară să le impună și acestora standardele sale și apoi îi judecă în funcție de acestea.

Managerul delegativ

Câteva din caracteristicile unei astfel de persoane sunt: 

•            Are un rezultat la care își propune să ajungă împreună cu echipa, discută cu aceștia planul prin care să îl atingă și cum va impacta activitatea de atingere a rezultatului asupra dezvoltării abilităților lor individuale și de echipă; 
•     Lasă la nivelul celui care preia responsabilitățile calea pe care să meargă către rezultat, chiar dacă pe parcurs se dovedește că este diferită de cea la care el s-a gândit inițial, învățând din experiența acestuia și bucurându-se de atingerea rezultatului; 
•    Își oferă suportul oricând cel care a preluat sarcina este în dificultate și cere ajutor, solicitându-i acestuia să vină cu propriile sale soluții pe care le vor analiza împreună; 
•     Transmiterea responsabilității se va face cu acordul angajatului, în acord cu abilitățile actuale ale acestuia și având în sine sâmburele dezvotării altor abilități conexe de care acesta poate să beneficieze în timpul rezolvării sarcinii; 
•    Oferă angajatului care preia sarcina beneficiile care apar prin îndeplinirea ei cu succes, beneficii pentru el, pentru companie și pentru clienții cu care ei interacționează, iar la fianlul activității recompensează rezultatele; 
•    Odată cu responsabilitatea îndeplinirii sarcinii și atingerii rezultatului, managerul deleagă și autoritatea necesară îndeplinirii acesteia, conferindu-i angajatului puterea de a lua și a implementa deciziile necesare; 
•     Evaluează împreună cu angajatul progresul înregistrat, iar dacă rezultatele sunt în afara așteptărilor găsește soluții împreună cu acesta pentru redresare, încurajându-l să continue și lăudând permanent progresul; 
•     Continuă să delege chiar dacă în trecut au fost situații în care rezultatele activității persoanei care a preluat responsabilitățile nu au fost la nivelul așteptărilor managerului, pentru că doar în acest fel sprijină dezvoltarea oamenilor și își face timp sieși pentru a lua decizii strategice.

Situație practică întâlnită - studiu de caz

Farmacist diriginte care, după 4 ani, datorită performanței la care a ajuns prin stilul său de managent decide să își extindă afacerea prin mărirea numărului de farmacii. În acest al cincilea an de activitate, de la o farmacie cu 4 angajați ajunge să aibe trei puncte de lucru cu 11 angajați, iar la finalul celui de-al șaselea an de activitate la 8 puncte de lucru cu 43 de angajați.

Pe măsură ce afacerea se extindea, a devenit din ce în ce mai irascibil în comportamentul cu angajații pe care îi acuza de lipsă de angajament în munca lor, deși prin cooperarea cu ei ajunsese la performanța actuală. Pe de altă parte lipsa timpului era din ce în ce mai acută, avea o zi de muncă de 14 ore, muncea și în weekend, cu toate acestea nu reușea să mai gestioneze situația, fiind în momentul în care era pe punctul de a-și vinde afacerea.

S-a adresat pentru niște sesiuni de coaching prin care dorea să reușească să își gestioneze mai bine timpul de peste zi. După cinci sesiuni, am reușit să vedem ceea ce era dincolo de simptomul pe care îl prezentase în prima sesiune și anume managementul timpului: lipsa de delegare a unor responsabilități către farmacistul șef al punctului de lucru, și tendința de a face el tot ceea ce făcea și în urmă cu 6 ani: comenzi, defectură, relația cu furnizorii, situația financiar contabilă etc.

După 8 sesiuni ia decizia să își delege din responsabilități către șefii de farmacii și angajează un antrenor în acest sens. În acest moment, procesul se află în derulare, șefii de farmacie și-au preluat parte din responsabilitățile pe care și le-au asumase în trecut, astfel încât el a reușit să își echilibreze timpul petrecut la serviciu și să iasă din starera de oboseală cronică de care se plângea.

Lucrăm în prezent la teama încă prezentă că nu toți cei care preluaseră din responsabilități își fac perfect activitatea preluată.

Când ai nevoie de coach?

Dacă prezinți ca simptom lipsa de timp, obosela cronică, dificultăți în relația cu familia apărute prin lipsa timpului de calitate petrecut cu aceștia, tendința de a face totul perfect, gândește-te că ar putrea fi vorba de perturbări ale procesului de delegare care pot merge de la lipsa lui completă până la experiențe delegative lipsite de succes avute în trecut și care îți afecteză libertatea de a le relua.